Planificación de recursos empresariales (ERP)

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) son los sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. Un ERP debería ser un sistema especializado que permita la unificación y organización de todas las áreas, es decir, ser un sistema que permita la trazabilidad de todos los procesos y, por lo tanto, dé paso a la planificación y optimización de los recursos.

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la planificación de recursos empresariales o el software ERP puede intervenir en muchas de las actividades del negocio como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, control de calidad y la administración de recursos humanos.

En su nivel más básico, el ERP ayuda a gestionar de forma eficiente todos estos procesos en un sistema integrado. A menudo es el sistema de registro de la organización.

Con un ERP, todos los departamentos de una organización logran estar comunicados e integrados con el fin de mejorar la productividad de la empresa, ya que al disponer de información concreta en tiempo real se hace posible la toma de decisiones más inteligentes.

En resumen un ERP facilita o favorece:

• Una mayor optimización de los procesos. Elimina operaciones innecesarias.
• Mejora de la comunicación entre todos los miembros de la empresa.
• Optimice y automatice sus procesos de negocio centrales para ayudar a todas las personas de su organización a hacer más con menos recursos.
• Elimine los depósitos de información, obtenga una única fuente de información, y obtenga respuestas rápidas a preguntas de negocio críticas.
• Agilice los informes financieros y de negocios y comparta los resultados fácilmente.
  Actúe en base a información estratégica y mejore el rendimiento en tiempo real.
• Maximice la visibilidad y el control del negocio, garantice el cumplimiento de los requisitos regulatorios y proyecte y prevenga riesgos.
• Usando aplicaciones de ERP integradas que comparten una base de datos, usted puede simplificar la TI y ofrecerles a todos una manera más fácil de trabajar.
• Con operaciones eficientes y rápido acceso a datos en tiempo real, puede identificar rápidamente nuevas oportunidades y reaccionar a ellas.

Características fundamentales que todos los sistemas ERP deben tener

• Una base de datos en común: información centralizada y una única versión.
• Automatización: Automatización de tareas repetitivas.
• IU/UX consistente: el mismo mira y siente en todos los módulos, así como herramientas de configuración y personalización fáciles de usar para procesos, usuarios (incluidos clientes y proveedores), unidades de negocio, ubicaciones y líneas de productos.
• Soporte multinacional: incluyendo idiomas, monedas, y prácticas y regulaciones de negocio locales, así como soporte técnico para servicios en la nube, capacitación, mesa de ayuda e implementación.
• Opciones de implementación: en la nube, en sitio(on-premise).

La mayoría de las empresas empiezan usando una variedad de herramientas simples e independientes para gestionar diferentes procesos como QuickBooks, Peachtree o las hojas de cálculo de Excel.

Signos que indican que estas herramientas le quedaron chicas y que necesita un sistema de ERP

• Dedica demasiado tiempo a actividades cotidianas.
• Tiene muchas preguntas de negocio sin respuesta. ¿Puede responder fácilmente preguntas importantes sobre su negocio como los ingresos por línea de producto o la cantidad de producción?
• Tiene procesos de negocio que se le escapan. ¿Hay áreas en las que sus procesos se le están escapando? Quizá le es más difícil gestionar el inventario, cumplir con a los clientes o mantener los costos controlados.
• Tiene procesos manuales con múltiples conjuntos de datos. ¿La mayoría de sus departamentos están usando sus propias aplicaciones y procesos para hacer las cosas? Es probable que esté destinando demasiado tiempo a la captura de datos duplicados.
• Se está perdiendo oportunidades que desaparecen rápido. ¿Está destinando tanto tiempo a la gestión de su negocio que no puede perseguir nuevas oportunidades?

El costo de ERP depende del proveedor del software, los módulos seleccionados, y el método de implementación. En términos generales, el ERP basado en la nube tiene costos más bajos que el ERP en sitio (on-premise) porque no hay hardware que deba comprarse y no es necesario contratar a costosos expertos. El proveedor gestiona el mantenimiento y le cobra al cliente una tarifa de suscripción anual o mensual, generalmente en función del número de usuarios.

Al calcular el retorno de la inversión (ROI) y el costo total de propiedad (TCO) de una nueva implementación de ERP, los costos iniciales y continuos de la fuerza laboral son tan importantes como los costos de elección e implementación del software. Por ejemplo, mantenimiento del software, instalaciones, capacidad informática, tiempo de inactividad, recuperación, seguridad, privacidad, y costos de personal de TI son consideraciones importantes. Como se mencionó, las opciones en la nube reducen significativamente los costos tanto de capital como operativos mejorando tanto el ROI como el TCO.